OBSERVATOIRE
DES DÉLAIS DE PAIEMENT
GUIDE DES BONNES PRATIQUES
POUR LIMITER LES RETARDS DE PAIEMENT
DANS LES RELATIONS INTERENTREPRISES
« Aucune représentation ou reproduction, même partielle, autre que celles prévues à
l’article L. 122-5 2e et 3e a) du Code de la propriété intellectuelle ne peut être faite de la
présente publication sans l’autorisation expresse de l’Observatoire des délais de paiement
ou, le cas échéant, sans le respect des modalités prévues à l’article L. 122-10 dudit Code. »
© Observatoire des délais de paiement – 2024
SOMMAIRE
INTRODUCTION
1 L’ENTRÉE EN RELATION CONTRACTUELLE
2 LA FORMALISATION DE LA COMMANDE
3 LA VALIDATION DE LA PRESTATION
4 LA RÉCEPTION ET L’ENREGISTREMENT DE LA FACTURE
5 LA MISE EN PAIEMENT DE LA FACTURE
Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
INTRODUCTION
Depuis l’entrée en vigueur de la loi de modernisation de l’économie
n° 2008-776 du 4 août 2008, sauf accord entre les partenaires commerciaux,
le délai de paiement entre professionnels est fixé au trentième jour suivant
la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation.
Des délais spécifiques sont prévus pour certains secteurs. En tout état de
cause, les entreprises doivent respecter un délai maximal de paiement
dans leurs relations commerciales, qui peut varier selon les secteurs 1.
Le rapport annuel 2023 de l’Observatoire des délais de paiement
soulignait que, si les tendances sur longue période des délais de paiement
demeurent positives, pour autant, la situation de l’année traduisait une
certaine tension et appelait à une stricte vigilance.
Les retards de paiement des entreprises se sont en effet accrus en 2023,
à 12,6 jours, contre 11,7 à la même période de 2022, détérioration qui
s’est poursuivie en 2024 pour approcher les 13 jours de retard.
Ces évolutions impliquent de renforcer la mobilisation de l’Observatoire
en parallèle des différents dispositifs existants, notamment les
contrôles et sanctions de la direction générale de la Concurrence, de
la Consommation et de la Répression des fraudes (DGCCRF) ou la prise
en compte désormais pérenne des comportements de paiement dans
la cotation des entreprises par la Banque de France.
1 Pour plus de détails, cf. ministère de l’Économie, des Finances et de l’Industrie : délais-de-paiement-
entre-entreprises.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
C’est la raison pour laquelle l’Observatoire a créé un groupe de
travail 2 sur l’identification des causes des retards de paiement avec
l’objectif de recenser les bonnes pratiques susceptibles de prévenir ces
situations. L’Observatoire considère également que de manière générale,
la mobilisation au plus haut niveau de direction de l’entreprise sur les
questions des délais de paiement constitue un vecteur fort d’amélioration
des processus et des pratiques de paiement.
Les travaux de contrôle de la DGCCRF, le bilan de la campagne de cotation
de la Banque de France ou les constats déjà établis dans les rapports
de l’Observatoire ont ainsi permis de recenser les causes des retards.
Ces travaux ont également été complétés et consolidés par les retours
d’expérience des membres de l’Observatoire et des représentants des
fédérations professionnelles. Des sources de retards ont été identifiées
à toutes les étapes de la relation commerciale et, à chaque fois, de
« bonnes pratiques » sont proposées pour remédier à ces situations,
mesures qui relèvent tout à la fois d’ajustements organisationnels et
d’une meilleure définition des conditions de la relation contractuelle,
voire de l’élimination de pratiques parfois contraires au droit.
Ces bonnes pratiques portent sur les relations entre les entreprises hors
marchés publics de travaux pour lesquels l’Observatoire économique
de la commande publique a publié un guide le 9 septembre 2024,
en partenariat avec le Médiateur des entreprises 3.
2 Le groupe s’est réuni entre les mois de janvier et de juin 2024. Il a associé, parmi les membres
de l’Observatoire, des représentants des principales associations professionnelles y compris
de différents secteurs de l’économie, des représentants de la direction générale des Finances
publiques, de la DGCCRF ainsi que des experts du risque client.
3 https://www.economie.gouv.fr/daj/publication-guide-bonnes-pratiques-facturation-marches-travaux
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
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L’ENTRÉE EN RELATION
CONTRACTUELLE
Lors de l’entrée en relation entre le client et son fournisseur, les conditions
de l’échange sont souvent insuffisamment définies et mal formalisées.
Cela aboutit à un manque de transparence sur les conditions de paiement
du client pour le fournisseur ainsi que sur le formalisme attendu pour
les échanges commerciaux.
BONNES PRATIQUES
• Avant toute exécution du contrat, les documents formalisant la relation
(contrats, conditions générales de vente – CGV, devis, etc.) doivent
être expressément acceptés et signés afin d’engager juridiquement
chacune des parties.
• Par ailleurs, le recensement des attentes du client et du fournisseur
(données indispensables au référencement chez le client, numéro de
commande, termes de paiement – coordonnées bancaires, instructions
spécifiques, etc.), dans les documents formalisant la relation ou dans un
document en annexe, est recommandé. Cette « charte de facturation »,
signée par les deux parties concomitamment au contrat ou aux CGV,
pourrait ainsi apporter une définition précise des exigences du client
et du fournisseur, permettant ensuite un paiement efficace.
• Les mentions obligatoires générales et particulières de facturation,
qui en facilitent le traitement, pourront être rappelées 4.
4 https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F31808
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
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LA FORMALISATION
DE LA COMMANDE
L’absence de formalisation de la commande est susceptible de retarder
la validation de la facture au moment de son envoi.
BONNES PRATIQUES
• La signature d’un bon de commande (ou pour les marchés de travaux
d’un devis signé par le client), constitue un préalable souhaitable à la
livraison d’une marchandise ou à la fourniture d’une prestation. Ce bon
de commande fait référence au contrat ou aux conditions générales
de vente (CGV) acceptées par les deux parties, incluant tous les
éléments qui déclenchent l’émission d’une facture par le fournisseur,
y compris l’ensemble des frais annexes (transport, emballage, etc.),
ainsi que les délais de paiement.
• Afin de faciliter l’établissement de la facture par le fournisseur et sa
bonne intégration chez le client, le bon de commande mentionne
clairement l’entité à facturer chez le client, l’adresse d’envoi de la
facture et les coordonnées de contact chez le client.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
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LA VALIDATION
DE LA PRESTATION
Les contrôles des prestations exécutées ou de la marchandise livrée
sont nécessaires afin d’identifier les erreurs de livraison, les prestations
non réalisées, les litiges ou les désaccords sur la nature du bien ou de
la prestation, ou sur les volumes, etc. Ils sont aussi parfois source de
délais indus ou prétexte à des pratiques dilatoires.
BONNES PRATIQUES
• Une façon de se prémunir de ces délais est de prévoir, conformément
au III de l’article L. 441-10 du Code de commerce, avant la réalisation
de la prestation ou de la livraison du bien, la durée et les modalités
de la procédure de vérification et de réception dans les documents
formalisant l’entrée en relation en engageant de cette façon chacune
des parties sur le respect de ces conditions (cf. point 1).
• Afin de faciliter la résolution des litiges, les personnes chargées
du suivi de la validation de la prestation ou de la vérification de la
livraison/réception seront désignées à la fois du côté du client et du
fournisseur.
• Pour fluidifier le traitement de la facture à son arrivée chez le client,
ce dernier peut mettre en place un processus de formalisation du
« bon à payer », dès l’arrivée de la marchandise ou de la réalisation
de la prestation si tout est conforme (par exemple : formalisation de
la réception dans le système d’information du client).
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
Dans le secteur de la construction, cette problématique de vérification
de la conformité des prestations, le plus souvent par la maîtrise
d’œuvre, s’accompagne de dispositions contractuelles susceptibles
de complexifier la relation et de retarder le paiement complet de
la prestation.
Des exemples de ces pratiques sont notamment constitués par :- des demandes de paiement devant être adressées avant une date
précise sous peine de report au mois suivant ;- des échéanciers de paiement empêchant de facturer les prestations
dès qu’elles sont réalisées ;- des retenues financières retardant le paiement total des travaux ;- des exigences des maîtres d’œuvre, non prévues contractuellement, pour
la vérification des demandes de paiement des entreprises et allongeant
les délais de paiement contractuels ou légaux (délais de paiement cachés).
BONNE PRATIQUE
• Chacune des parties s’assure de la légalité des exigences qu’elle
impose à son cocontractant en matière de conditions de règlement.
Dans les marchés de travaux, certains maîtres d’ouvrage retardent en
outre le paiement du solde de ces marchés en mettant en place des
procédures complexes de validation. Ils pratiquent ainsi une « retenue »
complémentaire à celles déjà prévues au contrat. Les entreprises attendent
parfois pendant une année le paiement des sommes correspondant
à leur décompte général et définitif (DGD) sans disposer de réel moyen
de pression sur le maître d’ouvrage.
La législation impose que le règlement définitif du solde des
marchés de travaux respecte les délais légaux de paiement. À défaut,
les retards de paiement donnent lieu à des pénalités de retard
augmentées de l’indemnité forfaitaire.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
BONNES PRATIQUES
Dans les marchés privés de travaux :
• La contractualisation des normes Afnor NF P03-001 (cahier des clauses
administratives générales applicable aux travaux de bâtiment faisant l’objet
de marchés privés) et NF P03-002 (cahier des clauses administratives
générales applicable aux travaux de génie civil faisant l’objet de marchés
privés) qui prévoient des procédures de paiement pour les décomptes
mensuels et définitifs constituent en tant que telles des bonnes pratiques.
• La retenue de garantie doit être prévue contractuellement pour
pouvoir être appliquée, conformément à la loi n° 71-584 du 16 juillet
1971, d’ordre public.
• Son montant maximal de 5 % peut être minoré contractuellement
pour tenir compte de la durée des travaux ou de la taille de la structure
des titulaires (par exemple à 3 % pour les marchés passés avec des
petites et moyennes entreprises – PME). La retenue de garantie doit
être consignée auprès d’un consignataire.
• Lorsque la retenue de garantie est prévue contractuellement, elle peut être
remplacée à tout moment par une caution bancaire (la garantie à première
demande est interdite) : dans ce cas, le maître d’ouvrage ne peut plus
appliquer de retenue financière sur les acomptes mensuels ou le solde.
• Enfin, le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), ou tout
autre document contractuel ne peut pas prévoir de retenue ou de plafond
de facturation qui constituerait un doublon avec la retenue de garantie.
• L’objet de la retenue de garantie ou de la caution qui la remplace porte
uniquement sur les réserves prononcées lors de la réception des travaux.
• En conséquence, le maître d’ouvrage peut accepter que la caution soit
libérée ou que la retenue de garantie soit remboursée à l’entrepreneur
lors de la réception sans réserve des travaux ou à la levée des réserves
lorsque la réception est prononcée avec réserves.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
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LA RÉCEPTION ET
L’ENREGISTREMENT
DE LA FACTURE
Les délais de réception et d’enregistrement des factures sont parfois
longs. Ils s’expliquent en partie par le non-respect du formalisme
attendu par le débiteur (par exemple, lorsque certaines mentions doivent
obligatoirement figurer sur la facture), par des contraintes techniques
dans le cas d’une facture électronique, ou par un envoi qui n’est pas
adressé au service concerné.
BONNES PRATIQUES
• Pour garantir un traitement efficace et rapide de la facture par
l’entreprise cliente, sa rédaction est rationalisée en utilisant une
facture type qui reprend les informations obligatoires à reporter lors
de l’entrée en relation (cf. point 1).
• Les factures sont émises dès la livraison des marchandises ou de la
réalisation des prestations de services et envoyées sans délai par
les fournisseurs.
• La facture doit également permettre de clarifier les termes de paiement.
• En cas de dématérialisation et dans la perspective du déploiement
de la facturation électronique, une vigilance particulière s’impose
concernant l’ergonomie et l’interopérabilité des portails de dépôt
de factures.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
• La préparation à la réception des factures électroniques, suffisamment
en amont de l’obligation à venir, représente un élément important.
Elle peut s’effectuer au moyen des ressources déjà disponibles,
par exemple : « les idées reçues sur la facturation électronique »
ou « les fiches pédagogiques » élaborées conjointement avec un
panel de très petites entreprises (TPE) et de petites et moyennes
entreprises (PME), disponibles sur le site impots.gouv.fr.
• En effet, le basculement vers la facturation électronique constitue
également une occasion pour l’entreprise de revoir ses procédures
de génération et de suivi des factures émises (relance), d’une part,
et de validation et de règlement des factures reçues, d’autre part.
Les problématiques d’identification du fournisseur peuvent également
provenir d’un défaut de suivi du statut des fournisseurs par la fonction
achat de l’entreprise cliente.
BONNES PRATIQUES
• Le service des achats et approvisionnements ou la direction comptable
s’assure que tous les éléments permettant une bonne prise en charge
de la facture sont renseignés dans la commande (mise à jour des
adresses, modification des entités facturées en cas de changement
d’organisation interne, etc.).
• Une bonne gestion du référentiel fournisseurs chez le client est un
prérequis (coordonnées bancaires, adresses, etc.).
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
Les circuits de vérification et de validation internes des factures peuvent
également s’avérer excessivement longs et complexes, en particulier
lorsque les services de comptabilité sont délocalisés, externalisés ou
partagés. Le choix du client en matière d’organisation comptable ne
saurait peser sur le respect des délais de paiement. De même, le fait
qu’une mention contractuelle ou légale soit manquante ou erronée
sur la facture n’autorise pas le débiteur à la régler avec retard dès lors
que les mentions qui y figurent permettent au débiteur d’identifier
la dette 5.
Concernant les prestations de transport, le processus de réception et
de validation des documents (lettres de voiture, bons de réception, etc.)
complique les circuits puisqu’il se révèle particulièrement long et d’autant
plus pénalisant que le délai de paiement maximal de ces factures est
de 30 jours.
BONNES PRATIQUES
Celles-ci peuvent contribuer à simplifier efficacement les circuits
de validation :
• la rationalisation et l’allégement des contrôles en réexaminant leur
bien-fondé ;
• la mise en place d’une position par défaut « je paie » ;
• la réduction du nombre de signataires sur la chaîne de validation ;
• l’harmonisation des règles d’arrondis entre le débiteur et le créancier ;
• l’augmentation des seuils de tolérance sur la conformité des
montants facturés ;
• l’automatisation de la réception des commandes de faible montant.
5 Cf. avis n° 19-11 de la Commission d’examen des pratiques commerciales (CEPC) en ce sens.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
• Pour toute cette phase impliquant la reconnaissance et la validation
des montants facturés, la facturation électronique peut constituer un
accélérateur du paiement des fournisseurs. Tout d’abord, elle permet
un suivi des versions par le biais d’un horodatage de la réception de
la facture autorisant un contrôle du respect des délais de paiement
jusqu’à l’éventuel paramétrage du paiement des intérêts et pénalités
compensatoires. La facturation électronique peut aussi favoriser le
respect du formalisme attendu de transmission des informations de
facturation (définition d’une facture type, cf. premier encadré du
point 4) en même temps qu’elle assure son bon adressage.
• Pour les marchés de travaux, le maître d’ouvrage doit prévoir, sur la
plateforme de dématérialisation de facturation, que l’intervention du
maître d’œuvre est incluse dans le délai de paiement de l’entreprise
(article L. 124-2 du Code de la construction et de l’habitation).
Le retard dans l’enregistrement de la facture peut également être le
fait d’un fournisseur qui tarde à établir sa facture ou renseigne un délai
de règlement erroné.
BONNES PRATIQUES
• Le fournisseur établit sa facture sans délai (cf. premier encadré du
point 4), et renseigne le bon délai de règlement.
• L’entreprise cliente relance les fournisseurs pour les factures non reçues
et en conserve une trace. Elle vérifie que l’échéance de paiement
indiquée sur la facture est conforme aux plafonds légaux.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
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LA MISE EN PAIEMENT
DE LA FACTURE
Plusieurs sources de retards de paiement sont liées à l’organisation de
la fonction règlement chez l’entreprise cliente. Les situations les plus
fréquemment rencontrées tiennent notamment à :- un nombre insuffisant de campagnes de paiement ;- l’incapacité du débiteur à émettre un paiement en l’absence de
personnes clés en cas de congés, d’absences prolongées ou de
manque de personnel ;- l’absence d’anticipation du paiement par rapport au délai de règlement
contractuel ce qui déclenche des retards de paiement au moindre aléa ;- un manque de suivi du statut des factures reçues, dû en particulier
à l’absence d’une information centralisée ;- une organisation inadaptée à une réglementation spécifique
(notamment pour les délais de paiement de prestations de transport
ou d’achat de denrées périssables) ;- l’enregistrement des factures en fin de mois ou avec une date limite
imposée, quelle que soit leur date de réception ;- l’inertie du maître d’œuvre dans la vérification des demandes de
paiement des entreprises, pour les marchés de travaux.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
BONNES PRATIQUES
• Les débiteurs doivent être en mesure d’anticiper les délais qu’implique
le choix d’une solution de paiement.
• Certains modes de paiement engendrent des délais d’encaissement
plus longs (chèques).
• Les moyens de paiement dont la date d’encaissement est connue
du fournisseur avant l’échéance (virement commercial, virement
instantané) doivent être privilégiés. L’utilisation de la carte d’achat
est également encouragée.
• La pratique de l’escompte pour paiement comptant ou accéléré peut
constituer un moyen d’accélérer les paiements.
• Le versement automatique des intérêts moratoires pour retards
de paiement dus aux entreprises représente une obligation légale
(article L. 441-10 du Code de commerce) qui doit être rappelée en
vue de sa mise en œuvre effective. Il constitue en outre un moyen
d’encourager les donneurs d’ordre à mieux suivre les règlements
dus aux entreprises.
• À ce sujet, pour ne pas décaler le paiement principal, la facturation
séparée des pénalités de retard ou des révisions de prix peut
être envisagée.
• En cas de difficultés financières, notamment liées à la saisonnalité de
l’activité, le recours à l’affacturage (notamment l’affacturage inversé
collaboratif/paiement fournisseur anticipé également accessible au
secteur public) peut aider à accélérer le paiement de la prestation
pour le fournisseur.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
Les désaccords sur le montant peuvent également être à l’origine du
décalage dans le règlement des factures.
BONNES PRATIQUES
• Il est rappelé l’obligation de rendre possible le règlement des montants
non contestés.
• Dans les marchés de travaux, le maître d’ouvrage doit payer les
sommes non contestées.
• En cas de litiges contractuels sous-jacents susceptibles de bloquer
des règlements, les modes amiables, tels que la conciliation ou la
médiation, permettent de régler les différends à un stade précoce,
sans attendre l’établissement du solde d’un marché. Plus une créance
est ancienne, plus elle est difficile à recouvrer.
• En l’absence de litiges contractuels, des voies de recouvrement peu
coûteuses peuvent être rapidement activées : procédure simplifiée
de recouvrement pour les créances jusqu’à 5 000 euros et injonction
de payer auprès du greffe des tribunaux de commerce.
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Observatoire des délais de paiement – Guide des bonnes pratiques
Pour citer ce guide :
Observatoire des délais de paiement (2024),
Guide des bonnes pratiques pour limiter les retards de paiement
dans les relations interentreprises,
Banque de France, novembre.
https://www.banque-france.fr/fr/publications-et-statistiques/
publications/observatoire-des-delais-de-paiement-guide-des-bonnes
pratiques-pour-limiter-les-retards-de-paiement
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